行動できる組織に生まれ変わる議事録の取り方

弊社の提供する職場いきいきプロジェクトミーティング（以下、いきプロＭＴＧ）では、

議事録を取ることを大切にしています。

議事録を参加者にフィードバックし、自分とチーム全体の進捗を会議後に再確認し、

次回の会議までに具体的に取り組むことを明確にして行動を促します。

議事録で特に大切にしているのは、「次にする行動」を確認できるようにすること。

参加者からは、下記のような言葉をいただいています。

・ミーティングで意見を言うことで、自分の頭の中でハッキリしていなかった事柄が明確になった

・会議で「やりたいこと」を話してみて、やろうとしていることは合っている、

　進めていこうと確認の場になっている

・部下たちが外部の人に「自分の業務」を分かるように説明して、

　取り組むアクションを考えているから自発性が出てきている

会議やミーティングは、同じ社内でも様々な参加者で開催されます。弊社が関わる場合、

一般職の業務チームミーティングであっても、幹部管理職が集まった会議であっても、

同様の手法で議事録を残します。

議事録のスタイルは、その会議体によって変化しますが、共通する部分は下記となります。

・対話のプロセスも残したうえで、次回までに何に取り組むか、具体的に書かれている

・逐語記録まではないが参加者の言葉を、表現を変えずに残す

・参加者の集約する力、実行する力のサポートとなるよう、現実の対話を残す。

　書記が要約しすぎない。

この議事録をうまく使いこなして行動し、

現実を変化させてステップを踏んでいく参加者の姿を見ると、

さらに次のステップが見えてきます。

柔軟に変化し続ける活きた組織は、対話を“話しっぱなし”で消滅させずに、

現実化する行動に繋いでいくことを大切にして、

管理職もスタッフも向き合っていると思います。

（森川美希）