少しの時間で業務は進む、連絡一つで業務を効率化した方法
職場いきいきプロジェクト(以下、いきプロ)で継続的に訪問しているある職場でのことです。
こちらは昨年度、ミスやエラーが多く、準備段階を経て下期からいきプロを開始しました。
まだ初期段階ですので職場内の状況を把握するため、いきプロ会議やミーティングの合間に、
内勤者と外勤者のやり取りを観察していました。
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内勤スタッフは固定電話も取りますが、圧倒的に携帯電話での通話が多く、
会話の様子から外勤者との会話だと推測されました。
管理職の方に確認すると、昨年度の状況をふまえて、
まずは「連絡を取り合おう」というところから始めているとのこと。
昨年多かったミスやエラーの原因のひとつに「伝えたつもり、確認すれば良かった」という、
コミュニケーションエラーがあるということから、業務の区切りごとに確認電話をする取り組みを
していたのです。
外勤者も電話をすることが当たり前になっているので、1つの業務が終わると次へ行く前に、
担当の内勤者へ1本電話を入れ、確認をしてから動きます。
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何もなくても連絡が入りますから「順調ですね!次へ向かう道中、お気をつけて」など、
スムーズに業務が捗っているかという現状把握にもなっていました。
そして外勤者が会社に帰ってくると「おかえりなさい!」と、
すべての内勤者があちらこちらから声をかけます。
すると、用事がある内勤者は、待ってましたとばかりに外勤者に話しかけ、
業務について話し込んでいます。
「おかえりなさい!」の各々のかけ声が「帰社した人がいる」というアラーム機能になっており、
外勤者が帰社したことに気づかずに帰ってしまう、ということを防いでいます。
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「用事があったのに気づかずに帰ってしまった」ということがなくなり、
後追いで電話をして、運転中で取れない、電車内で話せない、などのすれ違いもなくなりました。
小さな事業所だから出来ることかもしれませんが、
どの規模でも工夫できるところはあるのでは、と思います。
いきプロに取り組んでいる別の事業所では、2階に内勤者のいるスペースを設けていましたが、
外勤者の帰社の状況が見えてこない、と1階へ内勤スタッフの事務スペースを
移設したところもあります。
IT化が進んでいるからこそ、リアルに会える僅かな時間を、どう活かすのか、
各社とも工夫をこらしています。このような工夫を目のあたりにすると、
結局、人だな、と実感します。
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(森川 美希)