一方通行の会議から、話し合いが起きる会議になりました
弊社が提供している組織力強化プログラム”職場いきいきプロジェクト!”(以下、いきプロ)を
導入して、会議をすると話し合いが起きてきます。
いきプロを入れる前までは、型通りの一方通行の会議をされている職場が、ほとんどです。
どんな違いがあるのか、ご紹介しましょう。
会議とは、こんなものだ、という思いこみと、今までの慣習のままで会議を進行していると
固定化された議事内容と、前もって準備された内容だけが話される、
一方的な会議になります。
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ある職場では、いきプロ最初のキックオフから、準備されたのは参加メンバーの確定だけで、
内容は大まかに「職場を活性化する取り組みが始まるらしい」という状態で
参加者に集まっていただきました。
私どもとしても、何か入念に準備してきてもらう、というより、
「今、つねづね業務中に頭の片隅にある困りごと」を、最初にまず全て出してもらうという、
洗い出しが大切と考えて、こちらも柔軟に対応できるよう、準備しすぎないようにしています。
用意されたのは、ホワイトボードだけ。
簡単な自己紹介のあと、「今、困っていること」をすべて出してみてください、と始まると、
「以前、意見を出して諦めたことですが」
「言っても変わらないと思いますが」
「ちょっと違うかもしれませんが」
というような前置きがありながら、あっという間に、
ホワイトボードはびっしりと意見で埋め尽くされました。
この意見抽出のポイントは「自分ごと」なのです。
自分が日々、仕事をやりにくいと感じていることですし、
他の参加者の意見を見聞きすると、関連づく項目を思い出して、また意見が出ます。
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出た意見は、一見グチや我が儘と捉えられそうなものも入っていますが
カテゴライズすると、明確に分かれます。
意見を出した本人たちで改善・解決できること、
本人たちでは着手できない事柄で管理職に打診すること、
予算化が必須な大規模なこと、
この3つに分けられます。
このように初回で、課題が抽出できれば、
各自、各方面で、どのように計画し、着手・実践するかをきめるだけなので、
ワイワイガヤガヤと、意見が出てきます。
二回目以降は、同様にPDCAを回して行きながら、
会議と会議の間の期間に起きたことを共有して、「自分の業務」を見つめ、振り返ります。
だからこそ、仕事のパートナーとなる同僚や上司、部下やお客様のことまで
話題にのぼるのです。
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毎回、こちらの職場では、たくさんの意見が出ていましたから、
「他の会議も同じように意見が出ますか」と聞いてみると
「どの会議もみんな黙って、一方通行です。この会議だけですね」とのことだったので、
せめて、ご自分が司会やファシリテーターを務めるときは、
いきプロの会議の手法を取り入れてみてくださいね、と伝えました。
すぐには変わりにくい部分もあるようですが、今では、他の会議でも、
一方通行だけはならないように、参加者に意見を促すようになってきたとのことです。
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(森川美希)