社内コミュニケーションがうまくいく《ほっとひと息ヒント集　Vol.81》

相手の動きを知っておく

日本列島を縦断した桜前線、今年はお花見を楽しまれたでしょうか？

平日の昼間、スーツ姿の方が桜満開の公園の賑わいから少し離れたところで、

上着を脱いでお弁当を開き、一人お花見ランチをされている姿をお見掛けしました。

素敵なほっとひと息時間づくりが、午後からの頑張りにつながりそうだな、と

感じたことを思い出しています。

さて、新年度も動き出して1ヶ月、ゴールデンウィークも終わって、

社内外の動きも活発になる時期ですね。

他部署や他社との協働の機会も増えてくることと思います。

気持ちよく協働するために大切なのが、相手の役割や仕事内容、動きを

知っておくことです。

共に仕事を進めるうえでの前提となる部分が共通認識できているかどうか、

念のために確認し合っておくと、コミュニケーション・ミスを予防できます。

ついつい、「相手がここまでやってくれるはず」「この件は知っているはず」と

相手に期待しすぎて確認不足になってしまったり、

「ここは自部署に決定権があるはず」「この事は報告の必要はない」と

自部署の役割を広くとらえ過ぎて、相手の動きと噛み合わなくなることも。

協働するためには、責任や仕事の押し付け合いにならないように注意しつつ、

何をどこまでどこが担当するのか、どのような進め方をするのか、

互いに確認し合うことが重要です。

さらに、相手の一日単位、一週間単位での動きを知っておくことも役に立ちます。

目の前で一緒に作業を進めるのであれば、「見ればわかる」ことが多いのですが、

別々の場所で仕事を進める場合は、「相手の都合のよいとき」が見えません。

相手の仕事の流れや動き方について知っておくことで、

タイミングよくスムーズなコミュニケーションが取りやすくなります。

メールやメッセージの確認は何時頃が多く、何時までが適切なのか、

どのくらいの時間で返信が来ることが多いか、電話連絡はしやすいか。

このような「動き」を知っておくことで、コミュニケーションのペースが

ある程度想定の範囲内となり、相手にとっても自分にとっても

ストレスのない形でのコミュニケーションが取りやすくなります。

（柴村馨）