社内コミュニケーションがうまくいく《ほっとひと息ヒント集　Vol.50》

会議の進行を頼まれるようになったら、ファシリテーション！

皆さんが出席している会議やミーティングでは、終わった後の充実感などの

いわゆる「出席する甲斐」が感じられているでしょうか？

　「伝達事項だけならメールで十分なのに」

　「何も発言しないままで終わることが多くて、出る甲斐ないよね」

　「だらだら長引いて、タイパ（タイムパフォーマンス）悪いわ」

会議終わりにこのような声が聞こえてくるようであれば、会議のあり方自体を

見直す必要がありそうです。

ただ、「無駄な会議を廃止する」という決定権があるのは管理者層であり、

自分にはそんな権限はないと諦めて、ため息交じりに会議に向かっている、

そんな人も少なくないかもしれません。

会議の存続を決めることまではできなくても、今ある会議やミーティングの

「出席する甲斐」を創出していくことはできます。

会議の運営や進行を任される機会があれば、ぜひ「ファシリテーション」を

活用してみてください。ファシリテートという言葉の意味は「促進する」です。

会議が活性化するのを促進するスキルがファシリテーションです。

今回は、そのファシリテーションのさわりの部分をご紹介します。

ファシリテーションは、「参加者が意見を出しやすい会議にする」技術、

と考えていただくと良いと思います。

意見を出しやすくするには、いくつかの点で準備をする必要があります。

1.　何のための会議なのかを明確にしておく

　　「最終的に何をどこまで決める会議なのか」を明確にする

2.　参加者について把握しておく

　　参加者の予備知識に応じて、参加者全員が「分かる」話にする

3.　タイムテーブルを大まかに決めておく

　　会議が時間内に終了し、かつ必要な話はできるように、進行表を作成する

4.　「意見の出しやすさ」に必要なことを想定しておく

　　発言機会を全員に与えるようにする、雰囲気作りについて考えておく

5.　活性化するために必要なことを考えておく

　　考えやすくする質問の仕方や板書で見える化することを考えておく

これらの準備をしておくことで、「時間内に（延長せず）」「必要な結論」を得る

会議ができるようになります。

ファシリテーションに関連する書籍はたくさん出ていますので、

興味のある方はぜひ書店で探してみてください。

「誰かがしてくれる」のを待つのではなく、自分ができることから始めてみましょう！

（柴村 馨）